Iroda költöztetés folyamata egy profi céggel!

Hogyan zajlik egy iroda költöztetés kivitelezése egy tapasztalt költöztető céggel?

Az iroda költöztetés egy roppant izgalmas folyamat. Hiszen gondoljunk csak bele, hogy az egész vállalatunk egy újdonsült remek helyre költözhet át, ahol folytathatja a fejlődést.

Azonban azt is sokan tudják, hogy bizony egy iroda költöztetés Budapest területén meglehetősen sok stresszel is jár. Ugyanis meg kell tervezni a teljes folyamatot. Hogyan juttatjuk majd el az irodai eszközöket, a dokumentumokat, a bútorokat a régi helyből az újba, lehetőleg károk nélkül.  Ebben nyújthat segítséget egy profi költöztető cég csapata!

Rendszerezzük dokumentumainkat egy helyen!

Először is fontos kitalálni, hogy hol és hogyan rendszerezzük majd az összes dokumentumot és iktatásukat, valamint a szerződéseket. Ha lehetséges, akkor egy olyan nem használt helységet válasszunk, amelyet egyébként sem használ senki. Ennek köszönhetően zavartalanul rendszerezhetitek az iratokat anélkül, hogy az zavarnánk bárki munkáját.

Próbáljunk meg minél inkább rendszerezni az egész folyamatot, hogy minden megfelelő és egy helyen lehessen. Természetesen sokkal könnyebb dolgunk van, ha a dokumentumok digitalizálva vannak, ezáltal bármikor, bárhol elérhetők. Ha korábban nem is élt ezzel a lehetőséggel, talán itt az ideje ennek is!

A költözés bejelentése

Már a dokumentumok rendszerezése során is ajánlott bejelenteni az iroda költözését. Írjon egy körüzenetet, vagy tájékoztassa a dolgozókat előzetesen.

Ajánlott egy nyilatkozatot publikálni, és biztosítani szükséges minden dolgozót arról, hogy minden rendben lesz, és persze kérdésekkel kapcsolatban bátran fordulhatnak a céghez.

 Kommunikáció az alkalmazottakkal

A bejelentést követően még bőven lesz alkalma, hogy beszéljen a kollégákkal, valamint visszajelzést kérjen felőlük. Kérdezzük meg, adódnak-e egyedi igényeik az új irodával kapcsolatosan. Ugyanis lényeges, hogy ők is be legyenek vonva a tervezés folyamatába.

Szükségünk lesz-e mondjuk új asztalokra, berendezésekre? Akad-e olyan számítógépes eszköz, amelyet már cserélni lesz szükséges?  Szeretnénk-e változtatni az ülőhelyeket az eredményesebb csapatmunka végett?

Ezt természetesen írásban is kérhetjük az alkalmazottaktól, ezáltal az összesítést követően a folyamat is sokkal egyszerűbb és gördülékenyebb lesz. Minden esetben osszuk ki a feladatokat a csoportvezetők számára és tájékoztassuk őket arról, hogy a részterületükről minden kellő információ rendelkezésükre áll-e, amely a zavartalan költöztetés folyamatához kell.

A költségvetés és az eszközbeszerzés tervezése

Kérjünk költségvetés tervet a vállalat többi vezetőjétől és határozzuk meg a pontos elvárásokat a költözés során. Ki fogja beszerezni az új eszközöket? Kinek szükséges jóváhagynia a beszerzéseket, a szállítói szerződéseket?

Hogy ki melyik részterületen tevékenykedik az függ a vállalat méretétől, összetételétől, valamint a tevékenységtől. Viszont ajánlott egyeztetni a csoportvezetőkkel, hogyan lenne lehetséges ezt a legkönnyebben elvégezni.

Dokumentáció

Vezessük fel egy táblázatba a leglényegesebb részleteket! Ilyen mondjuk az alkalmazottak létszáma, a jelenlegi iroda mérete, valamint az új iroda mérete és még sorolhatnánk.

Ezen adatokra amúgy is szüksége lesz a költöztető cégnek.

Mire lesz és mire nem lesz szükségünk az új irodában?

Már idő előtt ajánlott leltárt készíteni arról, hogy milyen eszközöket szükségszerű elvinni, és melyektől szükséges megszabadulni.

Ha az iroda költöztetés folyamata teljes átalakítással is együttfog járni, akkor ajánlott az új megjelenéshez passzoló asztalokat, székeket és berendezéseket beszerezni.

Ha szűkös a költségvetés, abban az esetben a leltárlista optimális képet nyújt arról, hogy mire lesz szükségünk és ez milyen mértékű anyagi ráfordítással jár együtt.

 Selejtezzük ki a felesleges berendezéseket, holmikat

Leltározást követően eljön az ideje a selejtezésnek is. Címkézzük fel azon eszközöket, amelyektől meg lehet válni, és ajánlott hetente pár nagyobb selejtezést végrehajtani. Ezáltal biztosan senki nem fog terhelődni túlságosan. A leselejtezett berendezéseket eladhatjuk más cégeknek is, vagy odaadhatjuk az alkalmazottaknak is.

Mi történik, ha felveszed velünk a kapcsolatot? 

Cégünk első sorban fel fogja mérni az Ön igényeit! Mennyi eszközt, bútort lesz szükséges költöztetni, majd ezt követően, hogy a szükséges információk birtokában leszünk, kikalkuláljuk hogy hány kolléga lesz szükséges, valamint mekkora méretű teherautóra lesz ehhez szükség. Ezáltal pontos árajánlatot tudunk Önnek küldeni, akár külföldi költöztetés során is.